K.F.I. da voce al magazzino di Arcese ottimizzato con i sistemi vocali Vocollect

Arcese Trasporti è un’azienda fondata nel 1966 che in oltre 40 anni di attività si è evoluta da semplice azienda di trasporti ad operatore logistico avanzato in grado di fornire soluzioni di logistica integrata per l’intera supply chain. Oggi, il Gruppo Arcese comprende 56 società operanti nei settori trasporti, logistica e immobiliare e offre una gamma di servizi ad elevato valore aggiunto: trasporto terrestre e ferroviario, spedizioni via aerea e marittima e logistica. I clienti di Arcese operano in diversi mercati: automotive, industria cartaria, moda, chimica, tecnologia sono solo alcuni dei settori nei quali l’azienda ha investito e sviluppato competenze professionali di alto profilo.
Arcese si avvale di una rete consolidata di corrispondenti e partner commerciali in tutto il mondo. Con oltre 2.000 dipendenti e un vasto parco mezzi di proprietà Arcese è uno tra i maggiori operatori logistici privati in Europa e tra i primi 10 in Italia.

La vera forza del gruppo è l’integrazione delle tre divisioni che operano in costante sinergia per garantire il miglior supporto ai clienti offrendo soluzioni integrate a copertura dell’intera catena logistica: dall’import/export via mare o aereo, alla gestione dei centri di distribuzione o magazzini inbound, alla distribuzione al cliente finale e al trasporto internazionale (FTL, Groupage e Intermodale).
Il sito di Castel San Pietro Terme, situato nei pressi di Bologna è una delle principali piattaforme logistiche del Gruppo Arcese in Italia dedicata alle attività di Logistica Integrata multi-cliente e Road Freight (nazionale /internazionale). Nell’hub sono presenti magazzini dedicati e multi-cliente, magazzini doganali e vengono offerti servizi di packaging, inbound e outbound, logistica documentale ed e-commerce. Il tutto su un’area totale di 128.000 m², 50.000 m² di magazzino, 20.000 mq di area scaffalata, 37 baie di carico, 30.000 ubicazioni di picking. Nel sito operano su 3 turni di lavoro 35 picker, 4 addetti alle spedizioni e un supervisor per 1.800.000 righe di prelievo all’anno.

La Sfida

Tra le diverse esigenze di Arcese vi era sicuramente la necessità di migliorare sia in termini di qualità che di produttività il servizio logistico per il cliente Ford, azienda leader mondiale nel settore automobilistico. La partnership tra le due aziende è iniziata a fine degli anni ’80 e si è consolidata nel 2000 con l’avviamento del PDC (Parts Distribution Center) per Ford Italia nel sito di Castel San Pietro.
Le attività svolte per il business dei ricambi di Ford prevedono ricevimento e accettazione, ventilazione e incasellamento, prelievo stock, rush e referral, imballo e spedizione. Le problematiche nella gestione delle varie attività in magazzino, prima dell’introduzione della soluzione vocale, erano diverse. Le perdite di tempo in fase di prelievo cartaceo e di applicazione delle etichette richieste dal cliente stavano diventando consistenti, il sistema gestionale non dava visibilità in tempo reale sulle giacenze e c’era la necessità di ridurre gli errori di inversione e di quantità e le relative penali.
Nell’ottica di eliminare o ridurre le problematiche di gestione del magazzino per Ford ed aumentare la produttività e qualità dei servizi logistici, è stata valutata a fine 2012 la possibilità di introdurre la soluzione di prelievo con il sistema Vocollect Voice. Lo svolgimento delle attività di preparazione con sistema vocale a mani libere è stato considerato infatti l’ideale per garantire maggiori benefici in termini di operatività e riduzione degli errori. L’estrema possibilità di personalizzazione dell’attività operativa è stato un altro forte incentivo verso una soluzione innovativa ma flessibile, capace quindi di inserirsi in un contesto consolidato da anni.

La Soluzione

Dopo le prime attente analisi sulle soluzioni proposte dal mercato, la scelta è caduta su KFI, leader in Italia nell’implementazione di soluzioni vocali di Vocollect con al suo attivo già oltre 130 installazioni e 5000 utenti. KFI ha lavorato in strettissima partnership con i referenti logistici e con reparto IT di Arcese, per dare vita a una soluzione fortemente stabile, scalabile e flessibile che garantisse i risultati operativi promessi, mantenendo sempre un elevato confort di lavoro per gli operatori.
L’implementazione della soluzione Vocollect Voice da parte di KFI è iniziata con l’esame dei processi logistici e delle interfacce con il sistema host, quindi, all’inizio del 2013, viene sviluppata la prima release. In pochi mesi l’applicazione vocale è stata testata da una squadra di picker e grazie a questi vengono individuate altre opportunità di miglioramento. Dopo la prima squadra di test, in un mese sono stati formati i responsabili di Area e a seguire tutto il personale, 40 operatori suddivisi in gruppi di 4-5. È bastato fare affiancamento per mediamente 2 viaggi di prelievo affinché gli operatori fossero completamente autonomi. Dopo aver realizzato una seconda release e apportato le modifiche principali al gestionale di magazzino, a maggio del 2013 tutti gli operatori hanno iniziato a usare il sistema vocale.

Il Risultato

Maggiore accuratezza delle packing list
Trasformando in automatico il procedimento di associazione delle linee prelevate ad ogni collo spedito, prima manuale, sono stati eliminati gli errori di creazione delle packing list. Questo ha decisamente aumentato il livello di servizio percepito dai clientidi Arcese.

Automatizzazione degli abbassamenti
La richiesta di replenishment, prima manuale e discrezionale, è stata sostituita da un controllo del sistema comandato dalle risposte dell’operatore sulla giacenza in ubicazione.

Migliore gestione del workload
Avendo a disposizione dati in tempo reale sullo stato di avanzamento dei prelievi, i responsabili di area possono ora intervenire per integrare o spostare il personale in base anche durante la giornata.

Riduzione degli errori di inversione e quantità
All’aumentare del numero di prelievi fatti con il voice sono diminuiti progressivamente i reclami ricevuti dai clienti sulle non conformità.

Miglioramento generale delle performance e aumento globale e individuale della produttività
Superata la fase di training già dai primi mesi è emerso l’impatto positivo dell’uso di Vocollect Voice sulla produttività. Dato l’andamento in crescita nei mesi futuri si prevede un ulteriore miglioramento in termini di maggiore concentrazione e minor tempo di attesa degli abbassamenti.

Le Testimonianze

“KFI ci ha fornito la massima assistenza e consulenza nella progettazione e nell’implementazione della soluzione di Vocollect. Siamo lieti di aver scelto un partner affidabile e con grande esperienza nell’installazione della tecnologia vocale che ha integrato senza problemi il processo vocale con le dinamiche operative preesistenti” dichiara Fabio Pinardi – Project Engineering Coordinator Logistic Division di Arcese. “Il sistema di Vocollect ha soddisfatto totalmente le nostre aspettative: in pochi mesi siamo stati in grado di ridurre le perdite di tempo e gli errori, aumentare la produttività e incrementare le performance. Il nostro magazzino ora è davvero ottimizzato e la nostra eccellenza operativa è migliorata in modo significativo.”